Materialkosten abrechnen: Aufschlag, Dokumentation und die häufigsten Fehler
- Ein Materialaufschlag ist völlig legitim – du bezahlst damit Beschaffung, Transport, Lager, Verschnitt und Vorfinanzierung. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht.
- Aufschlag ist nicht Marge: 25 % Aufschlag auf den Einkauf ergeben nur 20 % Marge vom Verkaufspreis. Wer das verwechselt, rechnet sich systematisch arm.
- Steigen die Einkaufspreise nach Vertragsschluss, trägt grundsätzlich dein Betrieb das Risiko – außer ihr habt eine Preisgleitklausel vereinbart.
- Beim Kostenvoranschlag musst du eine absehbare wesentliche Überschreitung unverzüglich anzeigen (§ 650 Abs. 2 BGB) – sonst wird es teuer für dich.
Warum ein Materialaufschlag völlig in Ordnung ist
„Der hat mir für die Armatur 180 Euro berechnet, im Baumarkt kostet die 120!" – dieser Satz fällt in jedem Betrieb mal. Die Antwort darauf ist einfach: Du verkaufst nicht nur ein Bauteil, du erbringst eine Beschaffungsleistung. Und die kostet Geld:
- Auswahl und Bestellung – jemand muss wissen, welche Armatur passt, und sie ordern
- Abholung, Transport, Lagerung – inklusive Fahrzeug, Regal, Kapitalbindung
- Vorfinanzierung – du bezahlst den Großhändler oft lange bevor der Kunde dich bezahlt
- Verschnitt, Bruch, Schwund – die drei Meter Kabel, die keiner abrechnet
- Gewährleistung – geht das Teil kaputt, kommst du wieder raus, nicht der Baumarkt
Ein Gesetz, das die Höhe eines Materialaufschlags begrenzt, gibt es nicht. Im Privatkundengeschäft musst du auch weder deinen Einkaufspreis noch die Höhe des Aufschlags offenlegen – geschuldet ist der vereinbarte bzw. übliche Preis für die Leistung. Nur wenn ihr ausdrücklich eine Abrechnung nach Selbstkosten oder „Material zum Einkaufspreis plus X %" vereinbart habt, bist du an diese Vereinbarung gebunden – dann musst du die Belege auch offenlegen.
Wie hoch sollte der Aufschlag sein?
Die Praxiswerte streuen stark, weil sie stark vom Gewerk und vom Warenwert abhängen. Die Logik dahinter ist aber immer gleich: Je kleiner der Warenwert, desto höher muss der Prozentsatz sein – denn der Aufwand für Bestellung, Abholung und Lagerung ist bei einer Packung Dübel fast derselbe wie bei einem Heizkessel.
| Materialgruppe | Typischer Aufschlag | Warum |
|---|---|---|
| Kleinteile (Schrauben, Dübel, Dichtungen) | hoch, oft dreistellig | Bestell- und Handling-Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Warenwert |
| Standardmaterial (Kabel, Rohre, Fittings) | mittlerer zweistelliger Bereich | Lagerhaltung, Verschnitt, regelmäßiger Umschlag |
| Hochpreisige Einzelteile (Kessel, Fenster, Geräte) | niedriger zweistelliger Bereich | hoher Warenwert, Kunde kennt oft den Marktpreis |
Wichtiger als jeder Richtwert aus dem Internet ist: Rechne mit deinen eigenen Zahlen. Nimm aus der letzten Jahresauswertung deine Materialgemeinkosten (Lager, Transport, Schwund, Beschaffungszeit) und setze sie ins Verhältnis zum Materialeinsatz – das ist dein Materialgemeinkosten-Zuschlag. Erst darauf kommt der Gewinnanteil.
Aufschlag ≠ Marge – der teuerste Rechenfehler
Der Aufschlag bezieht sich auf den Einkaufspreis, die Marge auf den Verkaufspreis:
- 100 € Einkauf + 25 % Aufschlag = 125 € Verkauf
- Marge daraus: (125 − 100) ÷ 125 = 20 %
Wer 30 % Marge braucht, muss also rund 43 % aufschlagen. Und ein zweiter Punkt aus der Praxis: Bei einem 10-Prozent-Aufschlag reichen zwei beschädigte Teile pro Auftrag, um den gesamten Materialgewinn aufzufressen. Aufschlag ist eben nicht nur Gewinn, sondern zuerst einmal Risikodeckung.
Material sauber dokumentieren – sonst diskutierst du
Bei Pauschal- und Einheitspreisverträgen steckt das Material im Preis; da musst du nichts einzeln nachweisen. Kritisch wird es überall dort, wo nach Aufwand abgerechnet wird – Regie- bzw. Stundenlohnarbeiten, Nachträge, Reparaturaufträge ohne feste Summe.
- Beleg zum Auftrag, nicht zum Monat: Ordne jeden Lieferschein und jede Großhandelsrechnung direkt dem Projekt zu – am besten noch am selben Tag, per Foto vom Lieferschein.
- Menge, Bezeichnung, Datum, Einbauort gehören auf den Nachweis. „Diverses Kleinmaterial 240 €" ist die Position, die als Erstes gekürzt wird.
- Bei VOB/B-Verträgen (§ 15): Stundenlohnzettel erfassen auch den Materialverbrauch und sind – wenn nichts anderes vereinbart ist – werktäglich oder wöchentlich einzureichen. Gibt der Auftraggeber sie nicht innerhalb von 6 Werktagen zurück, gelten sie als anerkannt. Stundenlohnrechnungen müssen spätestens alle 4 Wochen kommen.
- Reste und Rückgaben festhalten: Was zurückgeht, darfst du nicht abrechnen – wer das schludrig führt, hat bei der ersten Prüfung ein Glaubwürdigkeitsproblem.
- Fotos statt Erinnerung: Verbautes Material, das später verputzt oder verkleidet wird, ist ohne Foto praktisch nicht mehr beweisbar.
Und der steuerliche Teil: Eingangsrechnungen für Material sind Buchungsbelege. Sie müssen nach GoBD unveränderbar und auffindbar archiviert werden – seit 2025 für 8 Jahre (vorher 10, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz).
Material erfassen, wo es anfällt – auf der Baustelle
In Handwerker Pro buchst du Material direkt aufs Projekt, fotografierst den Lieferschein dazu und siehst jederzeit, was ein Auftrag bisher gekostet hat. Die Rechnung entsteht daraus automatisch.
Zur App-Vorstellung →Wenn das Material teurer wird als kalkuliert
Der unangenehme Grundsatz zuerst: Verändern sich die Einkaufspreise nach Vertragsschluss, trägt in aller Regel dein Betrieb das Kalkulationsrisiko. Ein vereinbarter Preis bleibt ein vereinbarter Preis, auch wenn der Großhändler drei Wochen später 15 % mehr will. Auf § 313 BGB (Störung der Geschäftsgrundlage) kommst du praktisch nicht mehr durch – seit den Preissprüngen der letzten Jahre gelten Materialpreisschwankungen als absehbar.
Was du stattdessen tun kannst:
- Bindefrist ins Angebot schreiben. „Dieses Angebot ist 14 Tage gültig" kostet nichts und begrenzt dein Risiko spürbar.
- Preisgleitklausel vereinbaren – bei langen Bauzeiten und volatilen Stoffen (Stahl, Kupfer, Dämmstoffe). Sie muss die betroffenen Stoffe konkret benennen und AGB-fest formuliert sein; im öffentlichen Bau gibt es dafür feste Vorgaben und Formblätter, mit üblicher Bagatellgrenze von rund 2 % der Abrechnungssumme. Bei privaten Auftraggebern seid ihr freier – aber schwammige Klauseln fallen im Streitfall aus.
- Preise früh festzurren: Material für große Aufträge direkt nach Auftragserteilung bestellen oder beim Großhändler eine Preisbindung holen.
Sonderfall Kostenvoranschlag
Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich – die Rechnung darf höher ausfallen. Aber: Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, musst du das dem Kunden unverzüglich anzeigen (§ 650 Abs. 2 BGB). Nicht mit der Schlussrechnung, sondern sobald du es absehen kannst. Der Kunde darf dann kündigen und schuldet nur die bereits erbrachten Leistungen. Verschweigst du die Überschreitung, machst du dich schadensersatzpflichtig.
Was „wesentlich" heißt, ist Einzelfall: In der Rechtsprechung gilt eine Größenordnung von etwa 10 bis 20 % noch als unwesentlich (so etwa LG Coburg, Az. 12 O 81/09), in Ausnahmefällen bis 25 %. Je einfacher das Vorhaben zu überblicken war und je größer der absolute Betrag, desto niedriger liegt die Grenze. Praxis-Tipp: Kündige die Mehrkosten schriftlich an und lass dir die Kenntnisnahme bestätigen – eine kurze Nachricht mit Foto und Betrag reicht.
Material auf der Rechnung: Was rein muss
Für die Rechnung selbst gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG – insbesondere Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände. „Material laut Aufstellung" ohne Aufstellung ist zu unbestimmt und gefährdet beim Geschäftskunden den Vorsteuerabzug.
Der wichtigste Punkt für Privatkunden: Trenne Lohn und Material auf der Rechnung. Nach § 35a EStG können Kunden nur den Arbeitslohn (inklusive Fahrt- und Maschinenkosten) steuerlich absetzen – 20 % der Aufwendungen, maximal 1.200 € im Jahr bei Handwerkerleistungen. Materialkosten sind nicht begünstigt. Steht auf der Rechnung nur eine Gesamtsumme, geht dem Kunden der Steuervorteil verloren – und du bekommst die Rechnung zurück. Zwei Zeilen mehr ersparen dir diese Diskussion. Und: Für die Steuerermäßigung muss der Kunde unbar zahlen, Barzahlung zählt nicht.
Die häufigsten Fehler bei der Materialabrechnung
- Ein Pauschalaufschlag für alles. 15 % auf Schrauben decken nicht einmal die Zeit für die Bestellung.
- Einkaufspreise nie nachgepflegt. Wer mit Preisen von vorletztem Jahr kalkuliert, verschenkt bei jedem Auftrag Geld.
- Skonto nicht genutzt oder nicht weitergerechnet. 2 % Skonto auf 50.000 € Materialeinkauf sind 1.000 € Gewinn pro Jahr – geschenkt.
- Kleinmaterial gar nicht abgerechnet. Dichtungen, Silikon, Schleifpapier: einzeln lächerlich, übers Jahr vierstellig.
- Belege erst beim Rechnungschreiben suchen. Was vier Wochen später keiner mehr zuordnen kann, wird nicht abgerechnet.
- Lohn und Material nicht getrennt ausgewiesen – siehe § 35a EStG oben.
- Mehrkosten zu spät gemeldet. Der teuerste Fehler von allen, weil er dich den Anspruch kosten kann.
Häufige Fragen
- § 650 BGB (Kostenanschlag, Anzeigepflicht bei wesentlicher Überschreitung)
- § 313 BGB (Störung der Geschäftsgrundlage)
- § 15 VOB/B (Stundenlohnarbeiten, Stundenlohnzettel, 6-Werktage-Frist)
- § 14 UStG (Pflichtangaben in Rechnungen, handelsübliche Bezeichnung)
- § 35a EStG (Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen, nur Lohnanteil)
- LG Coburg, Az. 12 O 81/09 (unwesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags)
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: 8 Jahre)